Grants Manager, OTI Guatemala CEIBA Program Job Listing at Tetra Tech in Guate, Guatemala Department (Job ID 46561)

Description

Management Systems International (MSI), a Tetra Tech Company, is a Washington, D.C. metro area management consultancy with a 40-year history of delivering results for our clients. Our expertise is in the fields of monitoring and evaluation; democracy and governance; peace and stability; rule of law and accountability; education; gender and inclusion; strategic communications; and leadership and organizational development. MSI has implemented projects in 90 countries around the world such as Colombia, Indonesia, Jordan, Kenya, Mexico, Nigeria, Pakistan, Syria and Ukraine, and works domestically. We support clients ranging from the U.S. Government (e.g., the U.S. Agency for International Development, U.S. Department of Defense, U.S. Departments of State and Labor, and the Millennium Challenge Corporation) to large bilateral and multilateral donors (e.g., the World Bank and the United Nations Development Program). We also work with national and local governments, nongovernmental organizations (NGOs), think tanks, foundations and universities. For more information, please visit our website at www.msiworldwide.com.

Project Summary:

In close coordination with the U.S. Embassy and U.S. Agency for International Development (USAID), the USAID/Office of Transition Initiatives (OTI) Guatemala program's initial goal will be to increase peaceful and productive public participation in the country's democratic reform process. The program will operate primarily through a small grants mechanism and will rely on ongoing analysis of the local context to inform programming. The underlying assumptions, theories, and methodology that guide strategic planning and activity development may evolve over time depending on the shifting context in program areas and lessons the program has learned through implementation. The program's objectives are also subject to change but may include supporting the Government of Guatemala in engaging Guatemalan citizens in ongoing policy reform efforts; and strengthening the Government's ability to demonstrate tangible progress in these efforts.

**Please note: Only Guatemalan citizens are eligible for this position**

Position Summary:

The Grants Manager (GM) will be responsible for overseeing all grants management functions in the program. The GM will supervise the Grants Officers (GOs) and ensure grants processes, procedures, planning, and workflow is executed in compliance with activity grant agreements, implementation plans, MSI policies, and donor regulations. This position will be based in Guatemala City with occasional field travel.

Responsibilities:

• Supervise the Grants team, including setting daily priorities, monitoring performance, and identifying areas of potential improvement.
• Coordinate work of the Grants team to ensure that all the activities from the program teams are being attended to in a timely and efficient manner, in accordance with the implementation plan.
• Ensure the processes are in accordance with USAID regulations and procedures and the specifications determined for the program including ensuring that all grant making processes are perceived as transparent by beneficiary communities, assuring fair and transparent grant implementation processes, and ensuring that the entire process of each grant and other activities is documented in accordance with USAID regulations.
• Monitor key dates and timelines continuously for program activities including identifying critical actions and working with the GOs to ensure completion before the deadlines, verifying that all program documentation is received, reviewed, and filed and keeping the Activity Database up to date.
• Monitor and tracking close out activities process.
• Attend all team meetings, Yellow Light meetings, final evaluations, and when possible, grant signing meetings.
• Oversee contracting process for consultant contracts under in-kind grants and direct implementation activities.
• Assure availability of updated information on activity implementation and consultant contracting.
• Provide capacity building and/or training to supervisees as necessary in coordination with the Finance and Administration Manager (FAM).
• Coordinate closely with the Procurement Manager, Procurement Officers, and Technical Advisors (TAs) so that the grants staff understand and provide the necessary, timely level of support required by the PDO and grantee.
• Act as alternate in grant related activities and decisions in coordination with the Chief of Party (COP) and Deputy Chief of Party (DCOP) is not available.
• Perform other duties assigned in order to achieve the Programs' objectives.

Perfil de la Compañía:

Management Systems International (MSI), una empresa de Tetra Tech, es una consultora de gestión del área metropolitana de Washington, D.C., con una trayectoria de 40 años de resultados para nuestros clientes. Nuestra experiencia se encuentra en los campos de seguimiento y evaluación; democracia y gobernabilidad; paz y estabilidad; estado de derecho y responsabilidad; educación; género e inclusión; comunicaciones estratégicas; y liderazgo y desarrollo organizacional. MSI ha implementado proyectos en 90 países de todo el mundo, como Colombia, Indonesia, Jordania, Kenia, México, Nigeria, Pakistán, Siria y Ucrania, y trabaja a nivel nacional. Apoyamos a clientes que van desde el gobierno de los Estados Unidos (por ejemplo, la Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional, el Departamento de Defensa de los Estados Unidos, los Departamentos de Estado y Trabajo de los Estados Unidos y la Corporación del Desafío del Milenio) hasta grandes donantes bilaterales y multilaterales (por ejemplo, el Banco Mundial y el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo). También trabajamos con gobiernos nacionales y locales, organizaciones no gubernamentales (ONG), think tanks, fundaciones y universidades. Para obtener más información, visite nuestro sitio web en www.msiworldwide.com.

Resumen del Proyecto:

En estrecha coordinación con la Embajada de los Estados Unidos y la Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional (USAID), el objetivo inicial del programa USAID/Oficina de Iniciativas de Transición (OTI) en Guatemala será aumentar la participación pública pacífica y productiva en el proceso de reforma democrática del país. El programa funcionará principalmente a través de un mecanismo de pequeñas subvenciones y se basará en un análisis continuo del contexto local para informar la programación. Los supuestos, teorías y metodología subyacentes que guían la planificación estratégica y el desarrollo de actividades pueden evolucionar con el tiempo dependiendo del contexto cambiante en las áreas del programa y de las lecciones que el programa haya aprendido durante su implementación. Los objetivos del programa también están sujetos a cambios, pero pueden incluir apoyar al Gobierno de Guatemala para involucrar a los ciudadanos guatemaltecos en los esfuerzos de reforma de políticas en curso; y fortalecer la capacidad del Gobierno para demostrar avances tangibles en estos esfuerzos. implementar políticas de reforma basadas en métodos transparentes, participativos y basados en datos.

**Por favor tenga en cuenta que: Solo los ciudadanos/as Guatemaltecos/as son elegibles para este cargo.**

Resumen del Cargo:

La posición de Gerente de Subvenciones (GM) es responsable de supervisar la gestión de todas las subvenciones en el programa. Supervisará el rol de Oficial de Subvenciones (GO). Esta posición garantiza que los procesos de las subvenciones, los procedimientos, la planeación y el flujo de trabajo sean ejecutados de conformidad con los acuerdos de las actividades relativas a las subvenciones, los planes de implementación, las políticas MSI y las normas de los donantes. Esta es una posición a largo plazo y tendrá su base en la Ciudad de Guatemala, Guatemala.

Responsabilidades:

• Supervisar al equipo de Subvenciones, lo que incluye establecer prioridades diarias, monitorear el desempeño e identificar áreas de mejora potencial.
• Coordinar el trabajo del equipo de subvenciones para garantizar que todas las actividades de los equipos del programa se atiendan de manera oportuna y eficiente, de acuerdo con el plan de implementación.
• Garantizar que la implementación del programa se realice de acuerdo con los reglamentos, normas y procedimientos de USAID y las especificaciones determinadas para el programa. Esto incluirá asegurar que todos los procesos de otorgamiento de subvenciones sean percibidos como transparentes por las comunidades beneficiarias, asegurando procesos justos y transparentes de implementación de subvenciones; y garantizando que todo el proceso de cada subvención y otras actividades se documente de acuerdo con las regulaciones de USAID.
• Supervisar las fechas clave y los plazos para las actividades del Programa CEIBA identificando acciones críticas y trabajando con los GOs para garantizar su finalización antes de las fechas límite; verificar que toda la documentación del programa sea recibida, revisada y archivada; y mantener la base de datos de actividades actualizada.
• Monitorear y hacer seguimiento del proceso de cierre de actividades.
• Asistir a todas las reuniones de equipo, reuniones de luz amarilla, evaluaciones finales y, cuando sea necesario, reuniones de firmas de subvenciones.
• Supervisar el proceso de contratación de contratos de consultorías relacionadas a Subvenciones en especie y actividades de implementación directa.
• Asegurar la disponibilidad de información actualizada sobre la implementación de actividades y contratación de consultores.
• Proporcionar capacitación según sea necesario, en coordinación con el Gerente de Finanzas y Administración (FAM).
• Coordinar estrechamente con el Gerente de Compras, los Oficiales de Compras y los asesores técnicos (AT) del programa para que el personal de subvenciones comprenda y brinde el nivel de apoyo necesario y oportuno requerido por el equipo técnico y el beneficiario.
• Actuar como suplente en las actividades y decisiones relacionadas con las subvenciones en coordinación con el Director (COP) y la Subdirectora (DCOP) del Programa, si ellos no están disponibles.
• Otras atribuciones que se le asignen relacionadas a su puesto para el cumplimiento de los objetivos del Programa.

Qualifications:

• Bachelor's degree in a relevant field is required.
• Minimum three years of experience in a similar position required, preferably on fast-paced small grants programs, in-kind grants, and Fixed Amount Awards is required.
• Specialized training in grants and/or logistics management is required.
• Experience training and/or delivering technical assistance in grants management to local NGOs/CSOs and other beneficiaries.
• Experience supervising staff including team coaching and day to day oversight.
• Knowledge of contracts, consultant contracting, and procurement is desirable.
• Knowledge of USAID grants policies and procedures is required.
• Advanced computer skills, specifically in Microsoft Office Word, Excel, and Outlook.
• Strong financial, reporting, adaptability, communication, proactive problem-solving, service-oriented, organizational, time management, and interpersonal skills.
• Ability to work effectively and harmoniously under pressure in a stressful environment and with colleagues from different cultural and professional backgrounds.
• Ability to travel to other project implementation locations.
• Fluency in Spanish is required. Fluency in English is desired.

MSI is an equal opportunity employer that values diversity and inclusion. We strive to develop and maintain a culture that honors the perspectives and identities of our employees, our communities and those impacted by our work.

We do not discriminate on the basis of any protected attribute, including race, religion, color, national origin, gender, sexual orientation, gender identity, gender expression, age, marital or veteran status, pregnancy or disability, or any other basis protected under applicable law. In accordance with applicable law, we make reasonable accommodations for applicants' and employees' religious practices and beliefs, as well as any mental health or physical disability needs.

MSI is an Equal Opportunity Employer/Affirmative Action/Americans with Disabilities/Veterans Employer.

Reasonable Accommodations:

MSI is dedicated to hiring an inclusive workforce. If you would like to request reasonable accommodations during the application process, please visit Tetra Tech's Disability Assistance Page. Our recruitment team looks forward to engaging in an interactive process to provide reasonable accommodations for candidates.

Only candidates who have been selected for an interview will be contacted. No phone calls, please.

Project opportunity

U.S. Teams and Clients

Democracy, Rights, and Governance (International Development)

Requisitos:

• Se requiere una licenciatura en un campo relevante.
• Al menos tres años de experiencia previa en una posición similar requerido, preferiblemente en programas de pequeñas donaciones de ritmo acelerado, subvenciones en especie y donaciones de monto fijo es requerido.
• Formación especializada en becas o gestión logística es requerido.
• Capacidad comprobada para capacitar o brindar asistencia técnica en gestión de subvenciones a ONG / OSC locales y otros beneficiarios.
• Experiencia de supervisión de personal, incluido el entrenamiento de equipos y la supervisión diaria.
• Conocimiento en contratos, contratación de consultores y adquisiciones es deseable.
• Conocimiento de las políticas y procedimientos de subvenciones de USAID es requerido.
• Conocimientos avanzados de computación, específicamente en MS Word, Excel y Outlook.
• Demostradas habilidades financieras y de presentación de informes, adaptabilidad, comunicación, resolución proactiva de conflictos, orientación al servicio, organización, gestión de tiempo y habilidades interpersonales es requerido.
• Capacidad para trabajar de manera eficaz y armoniosa bajo presión en un ambiente estresante y con colegas de diferentes orígenes culturales y profesionales.
• Capacidad para viajar a otros lugares de implementación del proyecto.
• Dominio del Español es requerido. Dominio del inglés es altamente deseable.

MSI es un empleador con igualdad de oportunidades que valora la diversidad y la inclusión. Nos esforzamos por desarrollar y mantener una cultura que honre las perspectivas e identidades de nuestros empleados, nuestras comunidades y los afectados por nuestro trabajo.

No discriminamos por ningún atributo protegido, como la raza, la religión, el color, el origen nacional, el género, la orientación sexual, la identidad de género, la expresión de género, la edad, el estado civil o de veterano, el embarazo o la discapacidad, o cualquier otro motivo protegido por la ley aplicable. De acuerdo con la ley, hacemos ajustes razonables para las prácticas y creencias religiosas de los solicitantes y empleados, así como para cualquier necesidad de salud mental o discapacidad física.

MSI es un empleador de igualdad de oportunidades/acción afirmativa/empleador de estadounidenses con discapacidades/veteranos.

Adaptaciones para Personal Discapacitado:

MSI se dedica a contratar una fuerza de trabajo inclusiva. Si desea solicitar adaptaciones razonables durante el proceso de solicitud, visite la página de asistencia para personas con discapacidad de Tetra Tech. Nuestro equipo de contratación espera participar en un proceso interactivo para proporcionar adaptaciones razonables a los candidatos.

Solamente se contactarán a los candidatos que se hayan seleccionado para una entrevista. Favor de no llamar.

Oportunidad de Proyecto

Equipos y Cientes EE.UU.

Democracia, Derechos y Gobernanza (Desarrollo Internacional)

• Organization: 216 MSI