Description
Management Systems International (MSI), a Tetra Tech Company, is a Washington, D.C. metro area management consultancy with a 40-year history of delivering results for our clients. Our expertise is in the fields of monitoring and evaluation; democracy and governance; peace and stability; rule of law and accountability; education; gender and inclusion; strategic communications; and leadership and organizational development. MSI has implemented projects in 90 countries around the world such as Colombia, Indonesia, Jordan, Kenya, Mexico, Nigeria, Pakistan, Syria and Ukraine, and works domestically. We support clients ranging from the U.S. Government (e.g., the U.S. Agency for International Development, U.S. Department of Defense, U.S. Departments of State and Labor, and the Millennium Challenge Corporation) to large bilateral and multilateral donors (e.g., the World Bank and the United Nations Development Program). We also work with national and local governments, nongovernmental organizations (NGOs), think tanks, foundations and universities. For more information, please visit our website at www.msiworldwide.com.
Project Summary:
In close coordination with the U.S. Embassy and U.S. Agency for International Development (USAID), the USAID/Office of Transition Initiatives (OTI) Guatemala program's initial goal will be to increase peaceful and productive public participation in the country's democratic reform process. The program will operate primarily through a small grants mechanism and will rely on ongoing analysis of the local context to inform programming. The underlying assumptions, theories, and methodology that guide strategic planning and activity development may evolve over time depending on the shifting context in program areas and lessons the program has learned through implementation. The program's objectives are also subject to change but may include supporting the Government of Guatemala in engaging Guatemalan citizens in ongoing policy reform efforts; and strengthening the Government's ability to demonstrate tangible progress in these efforts. to implement reform policies based on transparent, participatory, and data driven methods.
**Please note: Only Guatemalan citizens are eligible for this position**
Position Summary:
The Procurement Assistant (PA) will support all activity-related procurement and ensure compliance with USAID and MSI policies and procedures. The PA will assist and coordinate with Procurement Officers for contractual compliance of subcontractors and vendors and coordinate procurement actions as outlined in MSI Procurement Field Guide. The PA will also assist with the delivery of purchased goods and services. This position will work closely with the finance team to ensure timely payments and will be supervised by the Procurement Manager (PM). This position will be based in Guatemala City.
Responsibilities:
- Assist in conducting market research to find appropriate item specifications and adequate vendors.
- Assists in maintaining an updated database of local suppliers and a price list as a reference for budgeting.
- Follow-up with suppliers through verbal and written communication to ensure their participation in procurement events.
- Assist in maintaining all procurement processes and supporting documentation in the MSI procurement system.
- Assist procurement officers with document compilation when necessary to process payment request documents to the financial department.
- Travel to project sites when necessary to monitor delivery of purchased goods to beneficiaries and inspect the quality of purchased goods.
- Attend activity events to ensure compliance with event logistics and quality of service provided by the supplier.
- Follow up with contractors and suppliers on due dates for invoices or deliverables to confirm submission of contractually required payment documents.
- Support in entering data into the procurement registry to ensure its constant updating, maintaining the overall integrity of the procurement filing system.
- Support in updating the purchase data record of goods provided to the different partners.
- Alert the PM in case of non-compliance with deadlines or deliveries by suppliers.
- Follow up on payment deadlines of subcontractors and suppliers to implement grants in a timely manner.
- Close each purchase order once completed, in accordance with established policies and procedures.
- Coordinate with Procurement Officers to update and monitor a master delivery schedule for procurement actions.
- Contribute to the exchange of information actively within the project.
- Perform other tasks as requested by the PM and Deputy Chief of Party (DCOP).
Perfil de la Compañía:
Management Systems International (MSI), una empresa de Tetra Tech, es una consultora de gestión del área metropolitana de Washington, D.C., con una trayectoria de 40 años de resultados para nuestros clientes. Nuestra experiencia se encuentra en los campos de seguimiento y evaluación; democracia y gobernabilidad; paz y estabilidad; estado de derecho y responsabilidad; educación; género e inclusión; comunicaciones estratégicas; y liderazgo y desarrollo organizacional. MSI ha implementado proyectos en 90 países de todo el mundo, como Colombia, Indonesia, Jordania, Kenia, México, Nigeria, Pakistán, Siria y Ucrania, y trabaja a nivel nacional. Apoyamos a clientes que van desde el gobierno de los Estados Unidos (por ejemplo, la Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional, el Departamento de Defensa de los Estados Unidos, los Departamentos de Estado y Trabajo de los Estados Unidos y la Corporación del Desafío del Milenio) hasta grandes donantes bilaterales y multilaterales (por ejemplo, el Banco Mundial y el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo). También trabajamos con gobiernos nacionales y locales, organizaciones no gubernamentales (ONG), think tanks, fundaciones y universidades. Para obtener más información, visite nuestro sitio web en www.msiworldwide.com.
Resumen del Proyecto:
En estrecha coordinación con la Embajada de los Estados Unidos y la Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional (USAID), el objetivo inicial del programa USAID/Oficina de Iniciativas de Transición (OTI) en Guatemala será aumentar la participación pública pacífica y productiva en el proceso de reforma democrática del país. El programa funcionará principalmente a través de un mecanismo de pequeñas subvenciones y se basará en un análisis continuo del contexto local para informar la programación. Los supuestos, teorías y metodología subyacentes que guían la planificación estratégica y el desarrollo de actividades pueden evolucionar con el tiempo dependiendo del contexto cambiante en las áreas del programa y de las lecciones que el programa haya aprendido durante su implementación. Los objetivos del programa también están sujetos a cambios, pero pueden incluir apoyar al Gobierno de Guatemala para involucrar a los ciudadanos guatemaltecos en los esfuerzos de reforma de políticas en curso; y fortalecer la capacidad del Gobierno para demostrar avances tangibles en estos esfuerzos. implementar políticas de reforma basadas en métodos transparentes, participativos y basados en datos.
**Por favor tenga en cuenta que: Solo los ciudadanos guatemaltecos son elegibles para este cargo.**
Resumen del Cargo:
Este puesto de Asistente de Compras apoya todas las adquisiciones relacionadas con las actividades, garantiza el cumplimiento de las políticas y procedimientos de USAID y MSI, ayuda y coordina con los Oficiales de Compra para el cumplimiento contractual de los subcontratistas y proveedores, y coordina las acciones de adquisiciones como se describe en la Guía de campo de adquisiciones de MSI. Apoyará con la entrega de bienes y servicios adquiridos. Este puesto trabaja en estrecha colaboración con el equipo de finanzas para garantizar pagos puntuales y está supervisado por el Gerente de Adquisiciones (PM). El puesto tendrá su base en la Ciudad de Guatemala.
Responsabilidades:
- Apoyo en realizar estudios de mercado para encontrar especificaciones de artículos y proveedores adecuados.
- Apoya en el mantenimiento de una base de datos actualizada de proveedores locales y una lista de precios como referencia para la elaboración de presupuestos.
- Dar seguimiento a proveedores mediante comunicación verbal y escrita para asegurar su participación en los eventos de compras.
- Ayudar a mantener todos los procesos de adquisiciones y documentación de soporte en el sistema de adquisiciones de MSI.
- Ayudar a los oficiales de compras con la compilación de documentos cuando sea necesario para procesar documentos de requerimientos de pago al departamento financiero.
- Viajar a los sitios del proyecto cuando sea necesario para monitorear la entrega de los bienes adquiridos a los beneficiarios e inspeccionar la calidad de los bienes adquiridos.
- Asistir a los eventos de actividades para asegurar el cumplimiento de la logística de los eventos y la calidad del servicio brindada por el proveedor.
- Seguimiento a contratistas y proveedores en las fechas de vencimiento de las facturas o entregables para confirmar la presentación de los documentos de pago exigidos contractualmente.
- Apoyo en el ingreso de datos al registro de compras para asegurar su actualización constante, manteniendo la integridad general del sistema de archivo de adquisiciones.
- Apoyo en la actualización del registro de datos de compras de bienes brindados a los diferentes socios.
- Alertar al PM en caso de incumplimiento de plazos o entregas por parte de los proveedores.
- Dar seguimiento a los plazos de pago de subcontratistas y proveedores para implementar las subvenciones de manera oportuna.
- Cerrar cada orden de compra una vez completada, de acuerdo con las políticas y procedimientos establecidos.
- Coordinar con los Oficiales de Compras para actualizar y monitorear un calendario maestro de entregas para las acciones de adquisiciones.
- Contribuir activamente al intercambio de información dentro del proyecto.
- Realizar otras tareas según lo solicite el Gerente de Adquisiciones y la Subdirectora del Programa.
Qualifications:
- High School Diploma is required. Bachelor's degree is highly desirable.
- Minimum two years of experience working with procurements and acquisition processes applying USAID´s policies and procedures is required.
- Experience with OTI projects is highly desirable.
- Experience working in remote and complex areas required.
- Ability to handle multiple priorities in a fast-paced environment are required.
- Ability to work independently and in a team to meet deadlines is required.
- Ability to adapt easily to change is required.
- Ability to work effectively and collegially under pressure in a stressful environment and with colleagues from different backgrounds.
- Strong organizational, detail-oriented, communication, problem-solving, and service-oriented skills required.
- Fluency in Spanish is required. Fluency in English is highly desirable.
MSI is an equal opportunity employer that values diversity and inclusion. We strive to develop and maintain a culture that honors the perspectives and identities of our employees, our communities and those impacted by our work.
We do not discriminate on the basis of any protected attribute, including race, religion, color, national origin, gender, sexual orientation, gender identity, gender expression, age, marital or veteran status, pregnancy or disability, or any other basis protected under applicable law. In accordance with applicable law, we make reasonable accommodations for applicants' and employees' religious practices and beliefs, as well as any mental health or physical disability needs.
MSI is an Equal Opportunity Employer/Affirmative Action/Americans with Disabilities/Veterans Employer.
Reasonable Accommodations:
MSI is dedicated to hiring an inclusive workforce. If you would like to request reasonable accommodations during the application process, please visit Tetra Tech's Disability Assistance Page. Our recruitment team looks forward to engaging in an interactive process to provide reasonable accommodations for candidates.
Only candidates who have been selected for an interview will be contacted. No phone calls, please.
Project opportunity
U.S. Teams and Clients
Democracy, Rights, and Governance (International Development)
Requisitos:
- Título de diversificado es requerido; estudios universitarios avanzados son altamente deseables.
- Mínimo dos años de experiencia trabajando en procesos de adquisiciones y adquisiciones aplicando las políticas y procedimientos de USAID es requerido.
- Experiencia con proyectos de OTI es muy deseable.
- Experiencia trabajando en áreas remotas y complejas, es requerido.
- Capacidad de trabajar de forma independiente y en equipo para cumplir con los plazos es requerido.
- Capacidad para manejar múltiples prioridades en un entorno acelerado es requerido.
- Capacidad de adaptarse fácilmente al cambio es requerido.
- Capacidad para trabajar de forma eficaz y colegiada bajo presión en un entorno estresante y con colegas de diferentes orígenes.
- Se requieren excelentes habilidades organizativas, orientación a las tareas y los detalles, comunicativas, capacidad proactiva de resolución de problemas y fuerte orientación al servicio.
- Dominio del Español es requerido. Dominio del inglés es altamente deseable.
MSI es un empleador con igualdad de oportunidades que valora la diversidad y la inclusión. Nos esforzamos por desarrollar y mantener una cultura que honre las perspectivas e identidades de nuestros empleados, nuestras comunidades y los afectados por nuestro trabajo.
No discriminamos por ningún atributo protegido, como la raza, la religión, el color, el origen nacional, el género, la orientación sexual, la identidad de género, la expresión de género, la edad, el estado civil o de veterano, el embarazo o la discapacidad, o cualquier otro motivo protegido por la ley aplicable. De acuerdo con la ley, hacemos ajustes razonables para las prácticas y creencias religiosas de los solicitantes y empleados, así como para cualquier necesidad de salud mental o discapacidad física.
MSI es un empleador de igualdad de oportunidades/acción afirmativa/empleador de estadounidenses con discapacidades/veteranos.
Adaptaciones para Personal Discapacitado:
MSI se dedica a contratar una fuerza de trabajo inclusiva. Si desea solicitar adaptaciones razonables durante el proceso de solicitud, visite la página de asistencia para personas con discapacidad de Tetra Tech. Nuestro equipo de contratación espera participar en un proceso interactivo para proporcionar adaptaciones razonables a los candidatos.
Solamente se contactarán a los candidatos que se hayan seleccionado para una entrevista. Favor de no llamar.
Oportunidad de Proyecto
Equipos y Cientes EE.UU.
Democracia, Derechos y Gobernanza (Desarrollo Internacional)
Additional Information- Organization: 216 MSI
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